Vragen betalingsgedrag Gemeente Breda

MKB Nederland brengt ieder jaar een overzicht uit van het betalingsgedrag van gemeenten. In totaal is het percentage rekeningen dat binnen de contractueel overeengekomen termijn wordt voldaan weliswaar gestegen van 77,5 in 2013 tot 84 vorig jaar, maar nog altijd slaagt de helft van alle gemeenten er individueel niet in om aan de norm – 90 procent van de nota’s binnen 30 dagen betaald – te voldoen. Dit jaar sprak de organisatie daarom weer haar teleurstelling uit over het niet halen van de afgesproken doelstelling.

Ook de gemeente Breda komt in de genoemde publicatie aan de orde. In 2014 vond in Breda een verbetering plaats t.o.v. 2012 (van 70% op tijd in 2012 naar 79% op tijd in 2014. De gemeente steeg hierdoor van nummer 295 naar 224 op de ranglijst). Ook al is er aantoonbaar verbetering in het betalingsgedrag van de gemeente, dan nog is het een feit dat de gemeente Breda nog steeds 21% van de facturen niet binnen de wettelijke termijn betaalt en de betalingstermijn met gemiddeld 5 dagen overschrijdt. De reden hiervan is ons onbekend. Het zou dus relatief eenvoudig moeten kunnen zijn om als gemeente Breda het betalingsgedrag in de pas laten lopen met de wettelijke norm en de afspraken met MKB Nederland.

Dat brengt onze fractie op de volgende vragen aan het college van Breda:

1. Herkent u zich in de cijfers van MKB-Nederland?

   – Nee. Volgens onze eigen cijfers is de gemiddelde betaaltermijn van de inkoopfacturen over geheel 2014 geen 34 dagen (zoals het MKB-Nederland stelt), maar 23,47 dagen geweest. Het percentage inkoopfacturen betaald binnen 30 dagen bedraagt volgens onze eigen cijfers 78% over 2014, als we uitgaan van de factuurdatum en de betaaldatum. Indien we echter voor de berekening uitgaan van het moment dat de factuur wordt ontvangen (ontvangstdatum), dan is ruim 91% van de inkoopfacturen binnen 30 dagen betaald. Voor de duidelijkheid: wij gaan uit van de datum van de factuur. Onze eigen cijfers is een berekening over de totale populatie, ten/vijl de cijfers van MKB-Nederland zijn gebaseerd op een eigen zeer beperkte steekproef. De gemiddelde betaaltermijn en het % facturen betaald binnen 30 dagen wordt nauwkeurig gemonitord binnen de Gemeente Breda. (Zie tabel in de bijlage) 

2. Welke maatregelen, verbeteringen hebben de afgelopen jaren plaatsgevonden om het overschrijden van de betalingstermijn terug te dringen?

   – o We hanteren sinds september 2014 één factuuradres voor de Gemeente Breda, dit om de doorlooptijd van de inkoopfactuur te verkorten. De opdrachtgevers alsmede de dienstverlener/leverancier zijn vorig jaar hiervan 2 maal op de hoogte gebracht d.m.v. een schrijven.o Tevens hebben de opdrachtgevers van de Gemeente Breda de instructie gekregen om aan de dienstverlener/leverancier bij opdrachtverstrekking aan te geven welke codering op de factuur vermeld dient te worden. Dit is belangrijk om de inkoopfactuur effectief te kunnen afhandelen en zo snel mogelijk te kunnen betalen.o Naleving of er een codering op de factuur wordt vermeld door de crediteur is aangescherpt. Ingeval deze gegevens ontbreken op de factuur wordt de factuur geretourneerd naar de crediteur met het verzoek om de factuur met deze gegevens te completeren.

   o Met inachtneming van de rechtmatigheid (factuur mag pas betaald worden als deze is goedgekeurd door de prestatieverklaarder en budgethouder) is in de betaalprocedure zodanig ingericht, dat de factuur na goedkeuring zo snel mogelijk wordt betaald aan de crediteur. Er wordt aldus niet gewacht met betaling tot de op de factuur vermelde vervaldatum.

   Elke werkdag vindt er betaling plaats van alle betaalbaar gestelde facturen.

   o De aanlevering van facturen in digitale vorm in plaats van op papier wordt actief gestimuleerd. Dit heeft erin geresulteerd, dat we op dit moment circa 60% van de inkoopfacturen digitaal in pdf-formaat ontvangen (en half jaar geleden was dit nog slechts 10%), hetgeen leidt tot verkorting van de gemiddelde doorlooptijd, omdat de factuur veel sneller in behandeling genomen kan worden.

   o Er zijn bij de Administratie bij het Servicebedrijf twee projecten gestart met betrekking tot inkoopfactuur afhandeling, waarbij onder meer wordt onderzocht wat de oorzaken zijn, dat nog niet wordt voldaan aan de doelstelling om 90% van de inkoopfacturen binnen 30 dagen te betalen en welke aanvullende maatregelen nodig zijn om deze doelstelling wel te halen.

3. Waarom is de norm van 90% in de gemeente Breda niet gehaald?

   – Zoals we bij het antwoord bij vraag 1 hebben aangegeven, wordt het niet halen van de norm van 90% voor een substantieel deel bepaald door het feit, dat er bij een aantal facturen een groot verschil zit tussen de factuurdatum en de ontvangstdatum.
   Het verschil tussen factuurdatum en ontvangstdatum kan wederom bij een deel van deze facturen verklaard worden, doordat circa 10% van de ontvangen inkoopfacturen worden geretourneerd naar de crediteur, omdat de factuur niet voldoet aan de factuureisen. Of dat er gegevens op ontbreken om de factuur in behandeling te kunnen nemen en later opnieuw (inclusief dejuiste gegevens) door de crediteur worden ingestuurd zonder dat de oorspronkelijke factuurdatum is aangepast.
   Een andere belangrijke oorzaak, dat een factuur niet binnen 30 dagen wordt betaald, is dispuut met de crediteur over de factuur, waardoor deze niet of later wordt goedgekeurd.

4. Wanneer denkt u dat het betalingsgedrag van de gemeente Breda voldoet aan de afspraak om minimaal 90% van de facturen op tijd te betalen?

   – De doelstelling is en blijft om elke factuur zo snel mogelijk na ontvangst te betalen aan de crediteur met inachtneming van de interne richtlijnen ten aanzien van rechtmatigheid.

Het op tijd voldoen van facturen is essentieel om op lokaal en regionaal niveau de economie op gang te houden en komt het imago van een betrouwbare overheid ten goede. Maar speelt ook een belangrijke rol als het gaat om dienstverlening aan bedrijven en het aanzien van een betrouwbare overheid. Uiteraard is de ene factuur de andere niet en kunnen er altijd omstandigheden of overmachtsituaties ontstaan, waardoor facturen niet op tijd betaald kunnen worden. Dat mag naar onze mening niet leiden tot betalingsproblemen bij belanghebbenden. Om die reden is wettelijk bepaald dat enkel van de 30 dagen betalingstermijn mag worden afgeweken als dit geen consequenties heeft voor de liquiditeit en de cashflow van crediteurs. Daarbij mag een bedrijf bij overschrijding wettelijke rente in rekening brengen. In de overige gevallen wordt geacht de factuur gewoon binnen de wettelijke termijn van 30 dagen te voldoen.

Dat brengt D66 op de laatste vragen aan het college:

1. Bent u met ons van mening dat betalingsgedrag en contact daarover met ondernemers en bedrijven verbonden is met dienstverlening en het aanzien als betrouwbare overheid?

   – Ja, deze mening delen we.

2. Kunt u inzicht geven in de soort facturen waarbij de betalingstermijn is overschreden? Gaat het hier met name om kleine facturen of om grote eindfacturen die middels voorschotten worden voldaan?

   – Voor het jaar 2014 zijn er in totaal 36.847 facturen geregistreerd, waarvan 7.655 facturen een gemiddelde betaaltermijn hebben van groter dan 30 dagen. De procentuele verdeling van de 7.655 te laat betaalde facturen per factuurbedrag kunt u in de bijlage teruglezen.

3. In hoeveel gevallen van de van de facturen die te laat betaald zijn is er contact geweest met de crediteur om te informeren naar of afspraken te maken over mogelijke risico’s voor de liquiditeit en cashflow bij het overschrijden van de wettelijke termijn van 30 dagen?

   – Er is wél contact met leveranciers over de reden van de te late betaling maar (gebrek aan) liquiditeit is zelden of nooit aanleiding tot een gesprek. We hebben ook niet het idee dat wij als Gemeente Breda zodanig slecht betalen dat we leveranciers in de problemen brengen. Integendeel zelfs.

4. Zijn er ondernemers die over te late betaling hebben geklaagd bij de gemeente Breda ? In welke gevallen was een onderdeel van de klacht dat door het overschrijden van de wettelijke termijn betreffende ondernemers liquiditeitsproblemen kregen?

   – Er zijn geen officiële klachten over te late betaling door ondernemers ingediend bij de Gemeente Breda.

5. Hoe vaak heeft hebben bedrijven bij overschrijding van de wettelijke betalingstermijn de wettelijke rente in rekening gebracht en wat heeft dit de gemeente Breda extra gekost?

   – Geen enkele keer.